Come scrivere buone email

come scrivere buone email

Ogni giorno oltre 1 miliardo di email vengono spedite nel mondo.

Ogni settimana ricevo decine di email da persone che non conosco, e la maggior parte non sono buone email. Sono troppo lunghe, prolisse, e senza un punto chiaro.

Non sono una persona famosa, eppure riesco a rispondere a meno dei 10% delle email che ricevo.

Immagina una celebrità, che riceve centinaia di email al giorno. La probabilità che ti risponderà è praticamente zero.

Seguendo l’esempio del mio amico Peter Diamandis, ho deciso di scrivere questa guida per aiutarvi a scrivere email efficaci, aumentando la probabilità che vengano lette.

Se scrivi una mail e non riceva risposta, non ce l’hanno con te. È perché non hai scritto una buona mail e loro non avevano il tempo di leggerla.

Imparare questa skill ti aiuterà moltissimo nella vita e nel lavoro.

Consiglio 1: meno di tre righe

Se non ti conosco e mi scrivi una mail che supera le tre righe (circa 70 parole), non la leggo neanche. Niente di personale, semplicemente non ne ho il tempo.

Una prima email non dovrebbe superare le 70 parole.

Se non riesci a comunicare ciò che devi in meno di 70 parole, non dovrebbe essere una mail. Dovrebbe essere una richiesta, con giustificazione, di uno Skype o di un meeting di persona.

Consiglio 2: usa un oggetto memorabile, descrittivo e facile da ricercare

Spesso guardo l’oggetto della mail per capire se voglia aprirla o no. Scrivi qualcosa di:

  • Memorabile. Che si ricordi e sia unico.
  • Descrittivo. Che dia già l’idea del contenuto.
  • Facile da ricercare. Se la prossima settimana ricerco la mail, quale parola chiave me la farà ricordare?

Consiglio 3: formatta bene la mail

A volte sono sul telefono e ricevo una mail in corpo 9. Illeggibile. La cosa migliore è usare il font di default, che lascia fare il rendering al client di posta, oppure forzare un corpo 14. Usa un font semplice e leggibile, Arial o Helvetica.

Inizia le frasi con la maiuscola, scrivi il resto in minuscolo, utilizza frasi brevi, usa il corsivo e il grassetto con parsimonia e per evidenziale le parole chiave.

Se si fa fatica a leggere, la tua mail non verrà letta.

Consiglio 4: scrivi cosa ti serve nella prima riga

Una persona impegnata apre una mail una volta sola e deve decidere in meno di 5 secondi cosa fare: cancellare, rispondere o inoltrare.

Voglio sapere cosa ti serve da me nella prima riga.

Perché mi stai scrivendo?

Inizia con una richiesta semplice e chiara e poi spiega il perché se necessario.

Può essere una cosa semplice come “Hai tempo per uno Skype di 15 minuti?” oppure “puoi firmare questo documento?”

Sii specifico nella tua richiesta. Non scrivere: “Possiamo sentirci la prossima settimana?”, scrivi “Sono disponibile in questi orari, quale funziona per te?” (seguito da una lista di tre opzioni con giorno e ora).

Questo risparmierà 4-5 email inutili solo di logistica.

Consiglio 5: fai una richiesta molto semplice da eseguire

Scrivi nella tua email una richiesta semplice, unica e specifica:

  • Hai tempo per una chiamata di 10 min questa settimana?
  • Per favore leggi e firma questo documento.
  • Puoi farmi una rapida introduzione a persona XYZ?

Dovrei essere in grado di rispondere ala tua mail in una sola parola (idealmente sì o no), una breve frase, o di inoltrarla alla persona giusta per rispondere in pieno.

Se chiedi un lungo il feedback su un’idea, un progetto, o stai chiedendo un grande favore, o vuoi organizzare un incontro di due ore, vai a a diminuire drasticamente la probabilità che una persona occupata ti risponderà.

Le email non sono un sostituto a una telefonata. Scrivi email molto brevi. Se diventano lunghe, pianifica una chiamata o un incontro.

Consiglio 6: se è urgente, non scrivere una mail!

Se sei abbastanza in confidenza chiama direttamente al telefono, altrimenti manda un messaggio su WhatsApp o Messenger.

Esempio di una buona email

esempio di una buona email

Se hai un fantasmagorico progetto a cui vuoi che io faccia parte, è probabile che non ne avrò il tempo.

Devi stupirmi in meno di un minuto.

Non mandarmi un link generico o una lista interminabili di documenti. Meglio un video di 60 secondi o meno, oppure un one-pager di presentazione fatto bene.

Conclusioni

Spero che questi consigli ti aiuteranno a comunicare meglio e a raggiungere i tuoi obiettivi.

hai idee o consigli su come migliorare ancora questa guida? Scrivmi su twitter @federicopistono.